Powodzenie konferencji zależy od wielu elementów. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego które wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program oraz czy uczestnicy rzetelnie przygotują się do tematu. Jeśli szukasz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny powinny być odpowiednio oświetlona i przewietrzana, aby uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odkryć się projektor, słuszna tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji także powinien być porządnie ułożony, tak żeby nie namawiać uczestników do nadmiernego wysiłku.

Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są naturalnie w stosunku do uczestników zebrania, ponieważ od nich zależy czy określone cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego kłopotu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się przyzwoicie przygotowywać, prezentacje powinny być intrygujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje są w stanie być przerywane przez zajęcia odprężające i integrujące pracowników, np. paintball czy też inne gry zespołowe.

W wyposażenie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Znaczącą rzeczą jest też oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać lub napisać. W czasie tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień lub też odblask. W sali powinna być też szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się również rzutniki. Znaczącą rzeczą są również gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.